Outlook initiation

Réf. : OUTLINIT

Public concerné : Utilisateurs souhaitant maîtriser les fonctionnalités d'Outlook

Objectifs :Maîtriser Outlook, les possibilités de gestion des agendas, des messages, des tâches ou des contacts, comprendre la philosophie de gestion de l'information offerte par Outlook et exploiter au mieux l'interactivité avec les applications Office

Prérequis :Bonne connaissance pratique de l'environnement graphique Windows

Durée : 2 jours (14 heures) en présentiel Prix : 340,00 € ht/jour

ou 2 jours (12 heures) en classe virtuelle synchrone Prix : 310,00 € ht/jour « connexion internet et ordinateur requis »

En individuel : présentiel/distanciel Prix : 460,00 € ht/jour

(durée de la formation à déterminer, en fonction de vos besoins)

Le programme Outlook Initiation

Présentation d'Outlook
La nouvelle interface d'Outlook. Les onglets standards et contextuels. La relation client / serveur Exchange. La notion de boîte aux lettres, de dossier personnel (PST) et de mise en cache.
La gestion des messages
Les dossiers de messagerie. Création, lecture, suppression d'un message. Classement des messages avec les groupes. Le nouvel affichage par conversation. Nettoyer les fils de conversation. Les dossiers favoris et les dossiers de recherche. Les liens hypertextes. Les modèles et la personnalisation des messages. Signature automatique des messages. Réponses, transfert, redirection, renvoi, rappel de messages, accusés. Recherche, filtre, visualisation et archivage. Diffusion des messages (possibilités, critères…). Expiration des messages. Priorités de traitement avec les indicateurs de suivi, les catégories. Le volet des contacts et de l'historique des échanges. Créer des automatismes : les règles. Le gestionnaire d'absence. Interaction avec les autres modules. Gérer un mail comme une tâche.
Le calendrier d'Outlook
Consultation de l'agenda, synthèse du jour. Les différentes visualisations. Gestion des rappels, les rendez‑vous. Les événements, la périodicité. La gestion des réunions et suivi des participants. Proposer, gérer des nouveaux horaires de réunion. Les agendas de groupe. Catégories et mises en forme automatiques. Gestion de la fenêtre de rappel. Les fuseaux horaires et la gestion des jours fériés. Les délégations et ouverture multiple de calendriers partagés.
La gestion des contacts
Les contacts et le carnet d'adresses Outlook. La saisie assistée des contacts. Organisation, consultation, recherche. Communiquer avec les contacts. Dédoublonner les contacts. Transfert, impression des contacts. Import/Export avec les applications Office. Utiliser les contacts dans un mailing.
Le suivi des tâches
Création, suivi, catégorisation des tâches. Visualisation des tâches dans le calendrier. Classification et organisation en projets. L'avancement et le suivi des réalisations. Attribuer une tâche à un collaborateur et suivi de l'avancement et de la réalisation de la tâche.